La innovación en los equipos de personas ha venido para quedarse. En los últimos años estamos presenciando una r(evolución) de nuestras funciones y la consolidación de ese rol clave que jugamos en las organizaciones. Y para lograrlo necesitamos grandes aliados, como los Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS, siglas en inglés), pero,
¿Qué es un Sistema de información de Recursos Humanos?
Los HRIS son herramientas imprescindibles para adaptarse a los cambios en las funciones y la consolidación del rol de innovación en las empresas. Atraer y fidelizar el talento se ha vuelto un reto, y por ello el ofrecer a los equipos una experiencia positiva desde el momento de su incorporación es clave.
¿Cuáles son sus beneficios y sus funcionalidades clave?
Los HRIS nos permiten transmitir con transparencia los valores de la compañía, fortalecen la comunicación entre stakeholders internos (empleado, manager, miembro del equipo de Personas) promoviendo un acercamiento de las personas y mitigando posibles fricciones del día a día (“¡te envié una solicitud hace un mes y aún no me contestaste!”) y nos acercan a la toma de decisiones basadas en datos. Y todo ello reduciendo el tiempo destinado a tareas repetitivas y manuales que muchas veces nos impiden involucrarnos en otros proyectos más estratégicos del área.
Para impulsar este cambio en el funcionamiento diario de la organización, los HRIS disponen de distintos bloques de funcionalidades, donde se diferencia:
🔻Personas y Talento: Reclutamiento/ATS, onboarding/offboarding, Planes formativos, evaluaciones de desempeño y por competencias, quick polls y eNPS y People analytics entre otros.
🔻 Tiempo: Fichajes/control horario, gestión de turnos, ausencias y vacaciones y bolsa de horas.
🔻Core: Organigrama corporativo, BBDD empleados, gestor documental que posibilita distribución masiva, canal de denuncias, entre otros.
Más allá de este set de funcionalidades, los HRIS nos exigen identificar correctamente los requerimientos tanto funcionales como técnicos y seguridad que nos permiten alinear el producto con las necesidades de la organización. ¿Necesito contar con claves API?, ¿es importante para nosotros disponer de niveles de aprobación para las diferentes solicitudes?, ¿hemos validado con el equipo IT qué método de autenticación queremos (por ejemplo MFA -autenticación multifactor)?
Cada equipo de Personas contará con un conjunto de requerimientos que sean un “must” o un “nice to have” para el proyecto de digitalización de su área. Estar seguros del plan y precios a adquirir y el proveedor tecnológico más idóneo para cada compañía se convierte en el punto de partida para rediseñar procesos y lograr que la experiencia nos permita diferenciarnos.
De los HRIS a People Analytics
Al digitalizar todos los procesos del área se generan conjuntos de datos que permiten a los equipos de Personas empezar a jugar a otro nivel: Atrás quedan los días sin tener datos objetivos que nos permitan dar respuestas a preguntas tan frecuentes como “¿cuál es tu tiempo medio de contratación?” o “¿cuántas personas quedan aún por contestar la evaluación?”. Atrás quedan también las dificultades para diseñar planes de acción e iniciativas junto con los Managers o Directores de área: “¿qué vamos a hacer con las tres jubilaciones que tendremos en los próximos 16 meses?”, “¿programamos una reunión 1:1 para hablar de las respuestas de María en su evaluación? Me preocupa que esté pensando en desvincularse de la compañía”.
Y como “el dato es el petróleo del siglo XXI” no podemos perdernos entre la cantidad ingente de información de la que disponemos. Por eso se convierte en imprescindible identificar, definir y hacer seguimiento a las métricas que sean claves para nuestra organización. Sin duda, pasar de los HRIS a People Analytics es el paso natural, hacerlo con una estrategia compartida con Dirección y apoyada por el resto de personas clave de la organización, el camino hacia el éxito.
